Рестораны, бары и… компьютеры

Татьяна Сергеева

В этом номере мы продолжаем тему автоматизации производственных процессов. Сознавая то, что эта тема по своей широте сравнима с океаном, мы решили познакомить Вас с еще одной, но очень важной и обширной областью: автоматизацией предприятий питания (баров, кафе, ресторанов).

Естественно, что цель любого бизнеса, в том числе и ресторанного, - прибыль. Рост ее на данном этапе (когда конкуренция, по сравнению с началом 90-х годов, выросла в несколько раз), очень сильно зависит от наличия точной и оперативной информации для планиpoвaния и принятия стратегических решений. Руководителю необходимо в любой момент знать точное состояние своих складов, отслеживать движение товаров, иметь информацию о расходе уже приготовленных блюд - и список этих важных показателей можно продолжать. Усложнение бизнеса заставляет руководителей и владельцев кафе, ресторанов все больше интересоваться современными технологиями, и в итоге подходить к пониманию необходимости покупки программного обеспечения. И тогда у нихвозникает вопрос: куда идти, что выбирать?

Для начала коротко охарактеризуем уровень развития рынка ПО для обшественного питания. Он очень молод и перспективен. Его емкость велика, ибо, в отличие от рынка бухгалтерских программ, необходимость которых признали уже практически все, программное обеспечение, созданное конкретно для общественного питания, еще пробивает себе дорогу. это связано не только стем, что не у всякого предприятия общественного питания хватает оборотных средствна подобную покупку: увы, многие руководители до сих пор не полностью осознали необходимость приобретения ПО именно в целях последующей экономии средств. Екатеринбургский рынок ПО в этом отношениивсе еще сильно отстает от московского, где процент предприятий общественного питания, перешедших на использование специализированных программ, выше.

Итак, владелец бара и т. д. вначале должен решить, для чего ему необходимо ПО и что он от него хочет.

Во-первых, здесь стоит избавиться от распространенной иллюзии - от веры в существование программы, идеально подходящей именно для Вашего предприятия, такой, что ее достаточно только купить и включить, а настраивать не нужно. На самом деле, каждое предприятие обладает индивидуальными особенностями, и они требуют такой же индивидуальной настройки ПО конкретно подних. Отсюда следует еще одно: экономия на специалистах и на услугах фирмы-разработчика (или продавца) - ход проигрышный. Как говорится, скупой платит дважды. Несогласованность работы подразделений, вынужденные простои, нехватка нужных продуктов, повторное введение в компьютер одних итех же данных и прочие "прелести" обойдутся гораздо дороже.

Во-вторых, переходя на новейшие технологии, надо быть готовым к изменению стиля работы предприятия (чем "глубже" учет, тем сильнее он меняется).

В принципе компьютерные системы различных фирм-разработчиков примерно одинаковы, aвтoматизируют одни и те же участки; но они отличаются по надежности, по уровню aвтoматизацни и возможности делать аналитические расчеты (или по отсутствию таковой). И, конечно, по своей цене и системе сопровождения.

Выбирая программное обеспечение для своего ресторана или кафе, следует обратить внимание на следующие пункты:

1. Поинтересуйтесь списком ресторанов, бистро и т. д., где уже стоит это ПО. Серьезные, уважающие себя разработчики (продавцы) выдадут Вам этот список, и Вы сможете поговорить с людьми, которые уже пользуются этой программой, узнать их мнение о ней. А достаточно большой список клиентов, выбравших данное ПО, сам по себе говорит в пользу данного продукта. Также можно поинтересоваться, распространяется ли эта программа в других городах.
   
2. Уточните, насколько часто выезжают представители фирмы на объекты для сопровождения своей системы.
   
3. Узнайте, какова стоимость отладки ПО в случае его сбоя.
   
4. На демонстрацию программы пригласите своих менеджера, технолога, главного бухгалтера - именно им работать с этим ПО в дальнейшем, и они должны оценить (или неудобство) предстоящегоиспользования программы.
   
5. Оцените, нужны ли Вам терминалы - как стационарный, так и мобильные (у официантов). Возможно, оптимальным для Васокажется использование недорогого весового и кассового оборудования.
   
6. Специалисты и опытные пользователи также рекомендуют использовать на одном предприятии (или в системе предприятий) программные продукты одного и тогоже разработчика.
   

В Екатеринбурге программное обеспечение конкретно для предприятий общественного питания (а также и для торговли) разрабатывает фирма "СБА", успешно работающая на рынке этого ПО уже 7 лет. Можно даже сказать, что "СБА" - чуть ли не единственный разработчик в Екатеринбурге, предлагающий такой специализированный продукт. В принципе для нормальной работы предприятия общественного питания подойдут (в комплексе) ПО фирмы "СБА": "БАЗИС. Бухгалтерия"; "БАЗИС. Зарплата и кадры" (+ сведения в ГНИ и ПФ) и - главная сцепка всей системы ПО - "БАЗИС. Калькуляция и меню". "БАЗИС. Бухгалтерия" - это интегрированный бухгалтерский комплекс, в котором отражено движение товара, денежных средств, журнал, х/о и т. д., от первичных документов, отчетных форм до экономического анализа эффективности предприятия. "БАЗИС. Бухгалтерия" + "БАЗИС. Калькуляция и меню"работают вместе и составляют полноценную систему для автоматизации любого предприятия общепита для увеличения эффективности его работы.

На этом комплексе стоит остановиться поподробнее. Он включает в себя следующие подпрограммы-калькуляции: наряд-заказ, связь с бухгалтерией, кассой, складом + анализ продаж и деятельности предприятия. ПО предназначено именно для автоматизации и координации работы бухгалтера, калькулятора и технолога. Программа позволяетслеткостью проводить калькуляции стоимости блюд, отслеживать цены поступления и продажи продуктов со складов (если на склад поступают продукты по новым ценам - цена блюда автоматически пересчитывается), учитывать взаимозаменяемость продуктов с опять-таки изменением цены; составлять наборы меню, передавать на кассу данные о блюдах и их стоимости. А по результатам продаж, поступившим из касс, готовить необходимые отчетные материалы, накладные на уход и контролировать остатки на складе. Программа позволяет также анализировать результаты продаж, а следовательно, помогает планировать дальнейшую работу предприятия (данные о продажах передаются с кассы на компьютер или заносятся в него вручную, но в любом случае накапливаютсятам в архиве). Если для приготовления каких-либо блюд на складе не хватает продуктов, программа формирует дефицитную ведомость. А с помощью построителя меню делается меню по отмеченной группе блюдили по отдельным блюдам. Кроме типовых меню, ведется архив меню на каждый день со всеми данными о количестве как приготовленных, так и реально проданных блюд таким образом, формируется и отслеживается реальный объем продаж. В помощь технологу предлагаются технологические и технико-технологические карты. Программа поддерживает все специфические формы меню, требуемые в столовых, ресторанах, а наряд-заказ может быть составлен в формах, необходимых для малых производств или кондитерских цехов; накладные делаются как поблюдам, так и по продуктам.

Программа в целом состоит из трех блоков. Первый отвечает за само составление калькуляции и меню, второй связывает спрограммой кассы (возможно связывание компьютера с кассами в единый терминал такой, которые все более и более распространяются в мире). А третий - аналитика.

Итак, можно обобщить функции программы "Базис. Калькуляция и меню". Вот это обобщение:

• ведение полной информации по блюду, калькуляционная карта, технологическая карта, рецептура, закладка продуктов и т. п.;
  
• пересчет стоимости блюд при изменении цен на продукты;
  
• пересчет цен в меню при изменении цен в калькуляциях;
  
• ведение справочников товаров, типов блюд, элементов меню, и т. п.;
  
• удобный сервис при работе с деревом товаров, поиск и сортировка;
  
• система исключения доступа к информации лиц, не имеющих права на ее получение.
  
• изменение содержания и дизайна отчетных документов;
  
• передача/снятие данных с касс; . обмен данными с внешним бухгалтерским комплексом.
  

Документы, которые формирует программа, очень разнообразны: от калькуляционной карточки, технологической карточки, дефицитной ведомости, меню (для посетителей; для касс; для анализа), сборника фирменных рецептов и каталога товаров до накладной на уход, наряда-заказа, остатков товара на складе.

Программа работает в операционных системах DOS и Windows, может быть установлена в сети. Одной из ее особенностей является простота и удобство использования. Стоит отметить, что программа настраивается индивидуально, на каждое конкретное предприятие, специалистами фирмы(кроме того, существует ряд специфических настроек, работать с которыми под силу и самим пользователям ПО). Так как программы семейства "Базис" - местные, екатеринбургские, то клиенты в самый короткий срок получают их обновленные версии. И"Базис" учитывает именно нашу, уральскую специфику. Плюс к этому, обучиться ей можио прямо на своих рабочих местах.

На екатеринбургском рынке присутствует и ПО московских разработчиков. В частности, в последнее время в городе появиласьпро грамма "Компас. (разработка Incomsoft)". Продавцом данного ПО в нашем городе является ЗАО "Легарт". Программа (или компьютерная система) "Компас" достаточно молода, ее создали всего около года назад. Она обладает расширенными, такими же, как у"БАЗИСА", возможностями учета и отличается серьезным уровнем аналитики. Программа включает в себя информацию о расходе блюд, данные о складских ценах, калькуляцию и меню, передачу данных в торговый зал, меню, передачу информации о продажах в бухгалтерию. "Компас. - единая компьютерная система, которая предполагаетполучение всего спектра информации по предприятию и составление различных видов отчетов, таблиц, графиков. Она имеет специальные модули для настройки, а также можетбыть куплена и установлена по частям.

Путь, по которому пошла фирма "Легарт", интересен и весьма перспективен. Ее специалисты проанализировав рынок ПО, пришли к выводу, что многие программы ведут учет недостаточно глубоко. В настоящий момент эта фирма занимается научными исследованиями в области автоматизации производственных процессов. Ей разработана теория технологии поиска и оценки достоверности информации (готовится цикл лекций на эту тему). Этот этап - важная часть любого анализа рынков, и его информация может быть использована специалистами помаркетингу и топ-менеджерами. Данная технология позволяет быстро найти качественную информацию и оценить степень ее достоверности. В ближайших планах "Легарта" - выпуск на рынок новой программы, обеспечивающей автоматизацию производственных процессов на любом предприятии будь то производство, торговля или общественное питание. По сути дела, эта программа будет являться корпоративной системой учета, позволяющей корректировать и оптимизировать производственный процесс, учитывяя его мельчайшие подробности. По западным стандартам, это - система EPR, реальный учет жизнедеятельности предприятияв динамике в реальном времени. Основополагающими критериями этого ПО являются точность учетной информации и своевременность ее получения (быстрота учетных процессов). Ко второй половине 2000 года запланировано подготовить первый модуль этого ПО - "Зарплата и учет персонала". Приэтом программой будет учитываться все, что касается человеческого фактора, а расчет зарплаты в ней будет происходить на основании реального вклада работника в производственный процесс.

Сама программа будет включать в себя достаточно типовые разделы, но более глубоко и детально проработанные: производство; товарный учет, склады, торговый зал; доставка (товары в пути); бухучет, делопроизводство, кадровый учет и т. д.
В принципе, специалисты фирмы могут уже сейчас разработать подобную программу для конкретного предприятия-заказчика.

В заключение статьи можно повторить, что рынок ПО для общепита развивается стремительными темпами. На нем появляются новые программы, гораздо совершеннее предыдущих. Фирмы-разработчики всевремя предлагают новые варианты своего ПО. Дело теперь за малым: осознать необходимость автоматизации Вашего предприятия общепита и сделать выбор программы, основываясь на своих конкретных потребностях и задачах.

Журнал "Екатеринбургский магазин" февраль 2000 №2 (23).